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14. Juni 2011 | bFp fuhrpark + management

14.06.2011 -

Wo steckt der Außendienstmitarbeiter und wo das Fahrzeug? Wer fährt und wie fährt er? Wie steht es um den Spritverbrauch? Wer macht Pause und wer kann den nächsten Auftrag annehmen? Welches Fahrzeug aus dem Carpool ist gerade wo unterwegs? Auf diese Fragen aus dem Alltag von Fuhrparkmanagern und Disponenten lie- fern Telematiksysteme Antworten. Doch stellt sich gleich die nächste Frage: Welches System nehmen? Dazu haben wir unter der Überschrift „Entscheidungshilfe“ sieben Punkte zusammen- gestellt, die bei der Auswahl des richtigen Anbie- ters helfen können.
Der Einsatz von Telematiksystemen im Fuhr- park kann die tägliche Arbeit von Handwerks- und Serviceunternehmen erleichtern. Planung, Auftragsvergabe und Kommunikation können optimiert und dabei erhebliche Kosten einge- spart werden. Zudem liegen jederzeit aktuelle Informationen über den Bearbeitungsstatus des Auftrags vor. Auch Leasinggesellschaften setzen auf GPS-gestützte Fuhrparkmanagementsysteme und nehmen Telematiksysteme mit in ihr Lea- singprogramm. Auf dem Transporter-FORUM Ende Oktober 2010 besiegelten Lease Plan und Digicore Deutschland offiziell ihre Zusammen- arbeit. Damit können Lease-Plan-Kunden gleich das komplette Telematiksystem mitleasen.
Aber nicht jede Lösung liefert auf jede der Fragen eine passende Antwort. Manche GPS- basierten Fuhrparkmanagementsysteme beant- worten mit ihren gesammelten Daten Fragen, die sich dem eigenen Unternehmen gar nicht stellen. Und all das kostet Geld. Neben der Investition in die Erstausrüstung (ab einem bis 1.399 Euro pro Fahrzeug) fallen laufende Kosten für die genutz- ten Dienste, Reports und die Telekommunikati- on an. Die Preisspanne reicht von vier Euro pro Monat und Fahrzeug bis hin zu 50 Euro.
Was versteht man überhaupt unter Telematik?
Der Begriff Telematik ist ein Kunstwort und setzt sich aus den Wörtern Telekommunikation und Informatik zusammen. Im Kontext von Transport und Fuhrparkverwaltung werden Telematiksyste- me auch GPS-basierte Flottenmanagementsyste- me genannt. Ein solches bietet die Kombination von Navigation und Fahrzeugortung, Kommuni- kation und zentralem Management der einzelnen Fahrzeuge eines Fuhrparks.
Neben individuellen Lösungen für bestimmte Branchen bieten einige Hersteller speziell für klei- ne und mittelgroße Fuhrparks Standardlösungen an. Diese Flottensteuerungssysteme bestehen aus einem Endgerät im Fahrzeug und einem Inter- netportal, auf dem alle relevanten Informationen zusammenlaufen. Als Kommunikationsgerät zwi- schen Fahrer und Disponent werden im Fahrzeug modifizierte portable Navigationssysteme wie A- Rival, Garmin, Navigon, Tom-Tom oder United Navigation (Becker/Falk) verwendet.
Wer ist wann und wo?
Die meisten Flottensteuerungssysteme beherr- schen folgende Dienste: Ortung und Beobach- tung (Tracking & Tracing) der Fahrzeuge, textba- sierte Kommunikation zwischen Disponent und Außendienstmitarbeiter, Auftragsmanagement, Navigation und Reporting (Standzeiten, Fahrten- buch, Kraftstoffverbrauch, Kilometerstand, etc.; einsetzbar für die Lohn- und Spesenabrechnung sowie für das Finanzamt).
Zur Erfassung relevanter Daten wird bei den meisten Herstellern ein Telematikmodul im Fahrzeug eingebaut, das nicht größer ist als ein Brillenetui. Bei manchen Herstellern wie Mobile Objects, Soloplan, Tom-Tom Business Solution und GPS over IP werden auch Lösungen ange- boten, bei denen die einzelnen Module in einem portablen Navigationssystem eingebaut sind. Auf kleinstem Raum sind in der Telematikbox ein Mikrocontroller, ein Bewegungssensor, ein Akku, ein GPS-Empfänger und ein GSM/UMTS- Modul untergebracht. Außen am Gehäuse sind Schnittstellen für den Anschluss von GPS- und GSM/UMTS-Antennen sowie der Bordelek- tronik (Can-Bus) und an das Bord-Stromnetz angebracht. Weitere Sensoren wie Thermostate für Kühltransporte können an die Telematikbox angeschlossen werden.
Je nach Kundenwunsch kann der kleine Bord- computer sämtliche Fahrdaten sammeln und die- se in vorher eingestellten Zeitabständen über das GSM/UMTS-Modul per Mobilfunk an einen Server schicken, der in der Regel beim Anbieter des Flottensteuerungssystems steht. Dort wer- den die Informationen des jeweiligen Fahrzeugs und des gesamten Fuhrparks gesammelt und ste- hen für eine bedarfsorientierte Auswertung zur Verfügung. Den Status jedes Flottenfahrzeuges (Fahrzeugposition, Tourenverlauf, Auftrags- oder Ladungsstatus) kann der Disponent über ein passwortgeschütztes Internetportal in Karten- und Tabellenansicht einsehen. Der Zugriff auf das Webportal sollte zudem mit speziellen Zer- tifikaten, wie beim Online-Banking, verschlüsselt sein.
Clever sind auch die Lösungen Easy von Phoenix Technology, GPS over IP und Tom-Tom Business Solution, die sowohl mobil als auch fest eingebaut genutzt werden können. Die portab- len Telematikboxen kommen dann zum Einsatz, wenn etwa Mietfahrzeuge für Auftragsspitzen oder Werkstattersatzfahrzeuge im Fuhrpark ein- gesetzt werden müssen. Damit werden auch diese Fahrzeuge temporär und ohne zusätzlichen Ein- bauaufwand an das GPS-basierte Flottenmanage- mentsystem angebunden.
Durch die Erweiterung des Fuhrparkverwal- tungsprogramms um eine digitale Landkarte (z.B. Google Maps) kann zusätzlich die Positi- on der einzelnen Fahrzeuge visualisiert werden.
Praktisch jede Information über den Zustand des Fahrzeugs lässt sich abrufen. Dazu gehören bei- spielsweise die Ortung des Fahrzeugs (Aufzeich- nung der Touren), der technische Zustand des Fahrzeugs (Kilometerstand, Öldruck, Drehzahl des Motors), das Fahrverhalten (z.B. Geschwin- digkeit, Verlassen oder Befahren vorher definier- ter Zonen) und das Melden von Notsituationen (Vollbremsung, Unfall). Die erfassten Daten las- sen sich in viele Fuhrparkverwaltungsprogramme integrieren und ermöglichen so eine bedarfsge- rechte Planung von Wartungs- und Verschleißar- beiten für jedes Fahrzeug.
App in die Flotte
Mit zunehmender Verbreitung von Smartpho- nes und moderaten Datentarifen bieten einige Telematikanbieter auch Apps für die gängigsten Smartphone-Betriebssysteme wie Android, Apple IOS, Blackberry, Symbian oder Windows Mobi- le an. Bei den Lösungen (u.a. von Arealcontrol, GPSoverIP, GTS System and Consulting, Solo- plan und Spedion) entfällt mit der entsprechen- den App auf dem Smartphone sogar die Telema- tikbox im Fahrzeug, ohne dabei auf die Reporting Funktionen verzichten zu müssen. „Mit dem konsequenten betrieblichen Einsatz von Smart- phones und den entsprechenden Applikationen GPS-Tracking, Navigation und Webportal kön- nen die meisten Betriebe nach dem Pareto-Prin- zip ihre Ziele erreichen – wie etwa Transparenz, einfache Disposition, automatisches Berichtswe- sen, Effizienzsteigerungen und Kostenersparnis- se“, so Ulric E. J. Rechtsteiner von Arealcontrol.
Aufträge und individuelle Statusanfragen wer- den im Internetportal erfasst und als Textnach- richt an den jeweiligen Außendienstmitarbeiter gesendet. Dieser erhält mit dem Auftrag gleich- zeitig auch die Adresse des Kunden, die bei Auf- tragsannahme als Ziel in das Navigationssystem übernommen werden kann. Einige Flottenmana- gementsysteme können auch bei Bedarf individu- ell an Branchenanforderungen angepasst werden. So können damit auch Aufträge von Beginn der Arbeit bis zur fertigen Ausführung dokumentiert werden. Mit der Unterschrift des Kunden auf ei- nem separaten Modul (z.B. einem Apple i-Pad) wird der Auftrag als beendet gekennzeichnet und der Status an die Zentrale geschickt. Dort wird automatisch aus den empfangenen Informatio- nen (Arbeitszeit, Materialkosten, etc.) die Rech- nung zu dem ausgeführten Auftrag für den Kun- den erstellt und postfertig gemacht.
Mit Zusatzfunktionen wie Führerscheinkon- trolle, Tank-, Leasingdaten- und Wartungsma- nagement können auch Pkw-Flotten und Dienst- wagen optimal betreut werden.
Diebstahlschutz
Ein weiterer Einsatzbereich von Fuhrparktelema- tik ist die Gebietsüberwachung („Geofencing“) und das Orten gestohlener Fahrzeuge (Stolen Vehicle Tracking - SVT). Mit Geofencing arbei- ten beispielsweise Mietwagenunternehmen, die die Nutzung ihrer Wagen auf bestimmte Länder beschränken, oder Autohäuser, die ihre Vorführ- wagen gegen Diebstahl absichern wollen. Bau- unternehmen schützen Baumaschinen, Trans- portunternehmen Werttransporte vor Diebstahl, indem sie die geplante Route oder eine Großbau- stelle mit einem Geofence sichern. In der Karten- applikation wird dazu ein Gebiet definiert. Die regelmäßig vom überwachten Fahrzeug gesen- deten GPS-Koordinaten werden permanent mit dem zugeordneten Gebiet abgeglichen und bei Verlassen oder Einfahren in das entsprechende Gebiet wird eine Meldung an den Fuhrparkma- nager gesendet.
Das Telematikmodul kann so programmiert werden, dass bei einem Diebstahl der Fuhrpark- manager sofort per SMS, E-Mail oder Statusmel- dung im Verwaltungsprogramm informiert wird (bspw. Alarmanlage geht an, Fahrzeug bewegt sich ohne Zündung, Zündung ohne Schlüssel, Batterie wird abgeklemmt). Das Fahrzeug lässt sich dann orten und es können Maßnahmen ein- geleitet werden. Je nach Diebstahlschutz lässt sich aus der Ferne das Fahrzeug stilllegen. Dazu kann die Benzinzufuhr unterbrochen werden oder die Zündung ausgeschaltet werden.
Keine Missverständnisse
Durch die genaue Routen- und Standzeitendo- kumentation können Missverständnisse bei der Arbeitszeitabrechnung und der Abrechnung der Anfahrtskilometer ausgeräumt werden. Das er- leichtert die Arbeit der Außendienstmitarbeiter, der Disposition und der Buchhaltung. Für die Kunden ist eine mit Hilfe der genauen Daten erstellte Abrechnung plausibel und nachvollzieh- bar. Das Einhalten von Nutzungsvereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kann automatisch überprüft werden. Ob das Fahrzeug am Wochenende für private Zwecke bewegt wur- de, lässt sich nachweisen und entsprechend mit dem Mitarbeiter genau abrechnen.
Mit einer Telematiklösung behält der Fuhr- parkmanager zu jeder Zeit den Überblick, wel- cher Mitarbeiter gerade welches Fahrzeug benutzt und wo er sich gerade im Einsatz befindet. Der Außendienstmitarbeiter kann über verschiedene Meldungen seinen Einsatzstatus (frei / unterwegs zum Kunden / Arbeit beim Kunden / Auftrag be- endet) dem Disponenten mitteilen, der auf diese weise die Mitarbeiter optimal einsetzen kann. Zudem können mit diesen Statusmeldungen auch Kundenanfragen schnell beantwortet wer- den und genaue Ankunftszeiten mit dem Kunden vereinbart werden.
Durch das Erfassen von Service- und Betriebs- daten der Fahrzeuge kann das Fahrverhalten der Mitarbeiter sichtbar gemacht werden und Opti- mierungsmaßnahmen (Fahrertraining, Spritspar- Training) gezielt den Fahrern angeboten werden. Durch das Aufzeichnen der Fahrdaten und des Fahrverhaltens tritt auch ein praktischer Neben- effekt bei den Mitarbeitern ein: die Sensibilisie- rung der Mitarbeiter für das Dienstfahrzeug, die zu einer disziplinierten Fahrweise führt und da- durch die Gesundheit der Mitarbeiter schützen kann sowie Fahrzeugschäden und damit verbun- dene Kosten und Arbeit des Fuhrparkmanagers verringert.
Fahrtenbuch inklusive
Durch die kontinuierliche Erfassung der Positi- onsdaten, der Kilometerangaben sowie der Starts und Stopps, kann für jedes Fahrzeug, bei man- chen Anbietern auch individuell für jeden Fahrer, ein Fahrtenbuch geführt werden, das bei einigen Anbietern auch die Vorgaben der Finanzämter erfüllt. Der Fahrer muss lediglich den Grund der Fahrt und die Fahrtart festlegen.
Ein neuer Trend: Grüne Telematik
So spielt auch die Kontrolle der Treibstoffkosten im Fuhrpark eine wesentliche Rolle. Denn durch eine angepasste und vorausschauende Fahrweise kann hier einiges an Kosten eingespart werden. Nach Einschätzung der Unternehmensberatung Frost & Sullivan sollen sich mit der so genannten „grünen Telematik“ sowohl die Treibstoffkosten als auch die schädlichen Emissionen eines Fuhr- parks um rund zehn Prozent senken lassen. Grü- ne Telematikpakete liefern umfassende Daten für eine Analyse von Fahrverhalten und Kraftstoff- verbrauch und ermöglichen so eine Optimierung dieser Parameter. Durch Echtzeitnavigation mit Meldefunktion lässt sich außerdem die Zahl der zurückgelegten Kilometer kontrollieren. „Damit können die Flottenbetreiber nicht nur ihre Kos- ten niedrig halten, sondern auch ihre Reputati- on in punkto Umwelt verbessern“, kommentiert Elamvaluthi, Research Analyst bei Frost & Sul- livan.
Mittlerweile findet sich in vielen Telematikan- geboten unter dem Label „Eco“ die umwelt- und geldbeutelschonende „grüne“ Telematik wieder. So kann etwa C-Track von Digicore die gesam- melten Daten eines Fahrzeugs und der gesamten Flotte hinsichtlich des Fahrverhaltens, Verbrauchs und der Emission filtern und hierarchisch aufbe- reiten: Auf der obersten Ebene beobachtet der Fuhrparkmanager, ob sich alle Fahrzeuge nach seinen Vorgaben verhalten. Nennenswerte Ab- weichungen sieht er auch bei großen Flotten auf einen Blick. Erst dann taucht er in detaillierte Datenebenen ein, um die Ursache festzustellen. Sofort kann er gegensteuern und den Ausreißer bitten, umweltfreundlicher und weniger riskant zu fahren oder den Motor bei unnötigen Leer- laufzeiten auszustellen.

Viele Telematikanbieter in unserer Markt- übersicht bieten diese Reportingfunktion an. Ist ein Navigationssystem von Garmin oder Tom-Tom im Einsatz, kann über die „Eco Route HD“-Funktion (Garmin) oder die „Active Dri- ver Feedback“-Funktion (Tom-Tom) der Fahrer direkt im Fahrzeug das Fahrprotokoll und den Spritverbrauch überprüfen und sein Fahrver- halten optimieren. Zusätzlich zum optimierten Fahrverhalten können Echtzeit-Fuhrparkma- nagementsysteme mit Navigationsfunktion den Treibstoffverbrauch und schädliche Emissionen senken, da optimierte Wege viele unnötige Ki- lometer einsparen. Fuhrparkmanager und Dis- ponenten lasten durch die Echtzeitanzeige der Fahrzeugpositionen die Flotte effizienter aus. Leerfahrten fallen weg, automatisch erhält das nächstgelegene Fahrzeug den Auftrag und Um- wege aus persönlichem Interesse werden transpa- rent.
Kosten/Nutzen
Die Kosten für ein Flottenmanagementsystem teilen sich in einmalige Anschaffungskosten und monatliche Kosten für die Nutzung des gebuch- ten Dienstes auf. Darin sind bei einigen Anbie- tern auch die Datenübertragungskosten und die Kosten für die textbasierte Kommunikation enthalten. Die Nutzung einer Flottenmanage- mentlösung rechnet sich für jedes Unternehmen mit Fuhrpark. Eine professionelle Fuhrparkver- waltung spart nach Einschätzung von Frost & Sullivan (2007) im Schnitt 18 Prozent der gefah- renen Zeit ein. Sie senkt die Zahl der gefahrenen Kilometer um elf Prozent und spart 15 Prozent Kraftstoff. Die Telekommunikationskosten las- sen sich durchschnittlich sogar um 40 Prozent verringern. Und das ist nicht nur in den klassi- schen Branchen Logistik und Transport möglich.
Fazit
Ein Telematiksystem ist nicht nur für Firmen sinnvoll, die ständig die Fahrzeugposition ihres Fuhrparks kennen wollen oder die später nach- vollziehen möchten, wo das Fahrzeug wann wie lange war. Es dient zur Lokalisierung des Fahr- zeugs bei Diebstahl und kann in einer Notsitua- tion dem Fahrer hilfreich sein. Ebenso dienen die aus den gesammelten Daten generierten Berichte bei Bedarf der Beweisführung vor dem Kunden oder der Versicherung zum Schutze des Mitarbei- ters. Durch den effektiven Einsatz von Außen- dienstmitarbeitern können beispielsweise mehr Kundentermine pro Tag angenommen und abge- arbeitet werden. Die Sensibilisierung der Fahrer kann das Fahrverhalten positiv beeinflussen und Fahrzeugschäden und den Spritverbrauch redu- zieren. Wenn bei der Planung eines Einsatzes von Telematikanwendungen von Beginn an der Be- triebsrat oder die Mitarbeiter integriert werden und die Vorteile auch für sie aufgezeigt werden, fallen schnell Überlegungen hinsichtlich einer Orwellschen Überwachung unter den Tisch.



 

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